智慧管理:资产投资项目管理系统建设方案

   行业应用方案     2019-04-17     425    0    
核心提示:在这中间不免存在着各种问题,比如缺乏完善的项目管理体系;各方管理方法各异,工程项目信息的收集、保管、使用各自为政,信息难以集成共享,甚至会造成个别项目管理的失控;项目归口管理部门为项目工期的随时变更而困惑;张嘴就要钱,没有计划;管理手段落后,很难对投资、进度、质量进行及时有效的掌握、管理和控制。
当前我国投资项目朝着大型化、规模化、现代化的方向发展,主要表现为:投资大、周期长、工期紧、技术难、接口多、工期要求异常紧张等,其特点可概括为多管理层次、多外部制约因素、多子项目、多专业。

在这中间不免存在着各种问题,比如缺乏完善的项目管理体系;各方管理方法各异,工程项目信息的收集、保管、使用各自为政,信息难以集成共享,甚至会造成个别项目管理的失控;项目归口管理部门为项目工期的随时变更而困惑;张嘴就要钱,没有计划;管理手段落后,很难对投资、进度、质量进行及时有效的掌握、管理和控制。因此,建立统一的“项目管理平台”,实现项目立项、投资、进度的全周期、全过程的管理和监控;实现信息、经验和知识的积累与共享显得至关重要。

资产投资项目管理系统解决方案简介
依据自己在14年中不断积累的丰富经验,总结了数十家成功的企业案例,提炼出一套完整的投资项目管理系统解决方案。
 
一、方案设计思路

该解决方案依据项目管理规范,优化完善管理体制,以资产投资项目统一在一个平台下实行分级管控为原则,以计划、项目、合同为基础,采用WBS和PBS分解单项、单位工程结构为衔接纽带,设置投资控制和进度控制两条主线,重点针对投资计划、范围、进度、质量、成本(投资)等业务进行控制,通过与财务核算、全面预算等系统的集成,实现从立项审批到竣工决算各个主要管理环节的物流、资金流、信息流管控有机统一,同时进行有效的项目文档管理,并提供完整信息查询、统计及领导辅助决策支持(管理驾驶舱)。
 
二、系统主要功能

资产投资项目管理系统,能够结合不同管理层次的业务需求和具体项目的实际情况,依据项目管理规范,优化完善管理体制,实现投资控制(PBS)和进度控制(WBS)两条主线,主要包括投资计划管理、立项管理、范围管理(PBS和WBS管理)、设计管理、进度管理、投资控制管理、相关方管理、招投标管理、合同管理、设备管理、施工管理、安全文明施工管理、验收管理、质保期管理、后评价管理、项目考核管理、项目档案管理、财务集中管理、信息综合查询、统计分析管理、报表管理、项目监控预警、领导辅助决策(管理驾驶舱)及系统维护管理等25个子系统在内的项目管理体系。

同时系统以合同为核心,以合同付款为关键流程,从而达到提升管理信息准确度实现精细化管理的目的。最终有效控制项目投资,降低项目风险,实现项目全过程、全方位的跟踪、控制和管理。同时实现项目实施的知识积累,为项目运维提供后续指导,为新建项目提供宝贵的实施经验。
 
1、投资计划管理:
投资主体报送符合要求的年度投资计划;由二级单位按单位汇总平衡后上报集团;集团汇总平衡全部的投资计划并进行汇总分析形成报告,供集团公司内部以及向国资委、发改委、商务部等外部机构使用。可以按照业务、新建、结转、境内、境外、主业、非主业等不同维度进行分析并形成表格、图形。
 
2、立项管理
项目立项管理主要包括项目立项申请、可行性研究及核准申请与批复的管理。主要包括立项申请的上报,包括报送立项请示、项目建议书等;可行性研究主要包括可研委托书、可研审查报告、可研审查报告的评分、可研批复及评审专家库的管理;核准申请计划、核准申请的过程及核准批复结果的管理,文档资料管理(包括项目建议书、立项实施书、项目备案资料、可研资料等)。
 
3、合约规划管理
为了实现在确定总控制预算后,在招投标、签订合同前对项目总投资进行精细化管理,避免在项目前期一些非重点合同过多占用总投资,导致后期重点合同无法签订或即使签订也严重超投资的情况。
 
在总控制预算确定后,可以对总控制预算进行细化拆分,明确对应到哪些合同、哪些招投标。为便于执行,可以仅对重点项目进行细化拆分。
 
4、设计管理
支持初步设计管理,包括初设委托书、初设审查、初设评分及初设批复管理;支持施工图出图计划管理,支持Excel直接导入;支持设计变更管理,包括设计变更申请、批复等;支持设计资料管理。
 
5、进度管理
•支持总体进度计划管理:包括总体进度计划编制与调整、进度完成情况填报;
•支持关键节点(里程碑)进度计划管理:包括关键节点进度计划编制与调整,并使总体进度计划与关键节点进度计划保持一致、进度完成情况填报、进度计划跟踪、计划完成报告查询;

•支持项目进度完成情况分析:包括按多种图表、文字进行进度完成情况的分析,计划完成率分析等;
•支持实时的在未达到里程碑计划或预计不能达到时,发出警告或预警信息。
 
6、投资控制管理
对比项目已批复的可研(估算)、初步设计(总概算)投资,按月、季度、年度及整个项目生命周期与相应完成的分类投资进行投资控制对比,在项目的各个阶段对投资完成情况进行预警,并进行投资控制效果系统分析,能生成评价和控制情况表格及图形。
 
实现在确定总概算后,在招投标、签订合同前对项目总投资进行精细化管理,避免在项目前期一些非重点合同过多占用总投资,导致后期重点合同无法签订或即使签订也严重超投资的情况。
系统要求具有项目投资控制的责任分解体系,建立一套行之有效的过程控制指标等功能;支持投资过程控制与分析,实现项目投资控制指标的精细化管理,使项目投资由被动的事后分析提升为事前、事中控制;与财务核算系统、全面预算系统实现对接。
 
将进度管理、投资完成、资金支付及合同进行关联,实现项目建设进度与投资的综合分析。

7、相关方管理
相关方主要包括供应商、设计方、监理方、施工方。对相关方信息及其提供的产品(产品、设备、材料及服务等)信息进行管理。分别包括相关方分类、相关方维护、相关方申请、相关方查询、产品分类、产品浏览、产品维护、产品上架申请等功能,另外提供相关方外网平台,由各相关方在外网进行申请注册。

8、招投标管理
支持编制招标申请表及审批过程;招标结束后公示招标结果、中标单位、中标价格;统计招标活动情况,并建立招标分析和对比管理数据库。

9、合同管理
项目合同管理能对项目中所有类型的合同提供管理功能,主要有采购合同、建安合同、服务合同等。系统针对不同类型的合同提供不同的编制模板进行合同编制、合同审批、合同批准、合同变更、合同支付申请、合同支付等功能,并能够根据项目类型、建设单位、时间段等进行统计和查询,提供合同及委托授权书打印功能,与合同管理系统实现对接。

10、付款管理
实现包括项目进度款申请与支付管理、项目付款台帐管理等功能,以及与财务软件的接口。
(1)统一支付管理:待支付管理;已支付管理;
(2)财务软件接口管理:通过接口,将审批通过的付款申请推送到财务核算系统,由财务核算系统实现实际付款,付款后将付款记录回写到项目管理系统,从而形成闭环的的管理,使项目管理系统中有关资金支付等财务数据与财务核算系统实现集成;

11、质量管理
通过系统及时填写重大质量问题报告单同时上传质量事故证据资料摘录、质量事故现场证物照片、质量事故现场勘察笔录等,反馈给项目管理部门。项目管理部门在系统中按流程对事故处理方案进行审批,对质量问题的处理进行跟踪,对事故的责任人进行问责和处罚,对质量处理结果进行统计、分析等。

12、验收管理
主要包括项目预验收管理、交工验收管理、竣工验收管理。
1. 预验收管理将工程竣工报验单、建筑工程技术竣工证书、单体无负荷试车合格及其他资料进行归集。
2. 交工验收管理将无负荷联动试车合格证书、建筑工程交工一览表、设备安装工程移交一览表、负荷联动试车合格证书、建设工程交工验收证书及其他资料进行归集。
3. 竣工验收管理,包括竣工验收申请、审批及竣工决算及决算审计、施工档案验收资料、竣工验收申请及其他资料进行归集;

13、项目后评价管理

对照项目可行性研究报告及审批文件的主要内容,与项目建成后所达到的实际效果进行对比分析,找出差距及原因,总结经验教训,提出相应对策建议,以不断提高投资决策水平和投资效益。
通过与全面预算系统的集成,可以获取投入运营的项目的相关技术经济指标值与可研报告中对应值进行对比分析,从而找出差距及原因。

14、文档管理
实现项目文档的集中管理和存储、实时共享和查询。主要对项目过程当中形成的各类文档进行管理,并支持项目过程文档的上传以及下载、共享。
具有权限控制功能;支持按项目、按文档分类、按文档类型等属性进行各种查询、统计。

三、案例分析
某钢铁集团资产投资管理系统
某钢铁集团是一特大型集团企业,企业面临的市场竞争环境日趋激烈,企业的基建项目、技改项目、大修项目、科研项目、信息化项目等各类项目投资大、数量多,建设地点分散、建设周期长,由于缺少信息化手段的支撑,项目管控难度大,依靠传统的人工管理方式难以实现对投资、进度、质量的控制,实现项目参与各方的有机协调,从而平衡企业内部资源,集团亟需建设一套资产投资项目管理信息系统来解决资产投资管理过程中出现的种种问题。为此,该集团在考察了市面上的多家供应商后,最终选定我司为其建设固定资产投资项目管理信息系统。

咨询调研梳理流程,项目目标达成共识
该项目从2011下半年启动,于2012年正式投入运行。在项目建设过程中,我司实施团队首先通过前期的咨询调研协助企业梳理流程,帮助其建立了一套完整的管理体系,设定项目总体目标是汲取国内外先进的项目管理思想和方法的精华,构建集团公司总部、子分公司、生产基地及相关方一体化项目管理信息化工作平台,结合不同管理层次的业务需求和具体项目的实际情况,依据项目管理规范,优化完善管理体制,实现包括项目可行性研究、计划管理、立项管理、设计管理、合同管理、采购管理、施工管理、相关方管理、进度控制、质量控制、资金管理、风险管理、安全管理、竣工验收、转资管理、项目后评价管理等功能,以及基础信息管理、项目分析、知识管理、流程管理、数据接口管理等在内的全面精细化管理,有效控制项目投资,降低项目投资风险,实现项目全过程、全方位的跟踪、控制和管理。同时实现项目实施的知识积累,为项目运维提供后续指导,为新建项目提供宝贵的实施经验。


遵循体系分步实施,个性需求定制开发
根据前期梳理的整套管理体系,在进入实施阶段之后,也树立了几个具体的阶段性目标。
第一,依据项目管理体系,建立科学、规范、高效运作的项目管理体制和机制,构建支撑该钢铁集团投资项目对管理方、建设方、服务方等各相关方管理的信息化应用平台。
第二,面向项目管理一体化。以流程为导向,适应多组织架构,满足集团对项目群管理的要求。

第三,规范项目过程管理,以该系统为平台,推动该集团项目过程管理的规范化、透明化、精细化,提高项目过程管控能力。
第四,支持内外部协同运作。实现多地域管理,支持业主方内部、业务方以及协作方高效协同。

第五,支持项目管理知识的积累、传承和共享,推动项目管理的自主创新。在围绕目标实施的过程中,有个别需求是需要定制开发的,而我司的实施团队为其定制了个性化的开发方案,
保障了项目的如期上线运行。


系统功能详实易用,呈现最佳实施效果
依据该项目的总体建设目标,该系统主要完成了包括投资计划管理、立项管理、范围管理、设计管理、进度管理、投资控制管理、相关方管理、招投标管理、合同管理、施工管理、质量管理、设备管理、材料管理、人力资源管理、付款管理、安全及文明施工管理、验收管理、考核管理、项目后评价管理、质保期管理、转资管理、文档管理、基础管理及信息综合查询、统计分析、领导辅助决策(管理驾驶仓)等26个子系统,构建了集团公司总部、子分公司、生产基地及相关方一体化项目管理信息化工作平台,最终实现了满足多级管控模式的固定资产投资项目管理系统。
 
该系统的正式投入运行应用,解决了该集团及各下属公司和项目实施单位等多级管理模式下不同地区多项目间的资源协调管理问题,建立了一个信息共享、流程优化的信息管理体系,实现了投资项目的全过程管理和监控,实现了集团各级对项目,包括从投资计划上报、项目立项决策、初步设计、招投标、施工前准备、计划下达、建设施工、竣工验收到后评价,全生命周期的管理监控;通过投资控制和进度控制管理为核心的两条主线,有效控制工程进度,降低工程造价,提高工程建设质量,推动项目过程管理的规范化、透明化、精细化,提高项目全过程管控能力,从而达到提高集团公司工程建设整体管理水平并实现项目的投资控制目标;实现企业信息的积累、管理与重用能力,提高快速反应能力和快速适应市场需要的能力。

四、典型案例
目前,关于工程投资项目的主要成功案例有中国黄金集团、山东钢铁集团有限公司、江苏中烟工业有限责任公司等。 

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本文标题: 智慧管理:资产投资项目管理系统建设方案

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